eDoer

Політика конфіденційності eDoer

Дата набуття чинності: 08.09.2026

eDoer є навчальною платформою та супутніми послугами, які надаються Education4All GmbH. У цій Політиці конфіденційності посилання на eDoer описують Платформу, а у випадках, що стосуються юридичної відповідальності, — Education4All GmbH як її оператора.

1. Контролер

Де eDoer виступає контролером даних (див. Розділ 4), контролером є:

Education4All GmbH

Angoulemepl. 2,
31134 Hildesheim
Germany

Email: contact@edu4all.eu

Щодо навчальних даних, оброблених від імені організацій, відповідною організацією є контролер даних. Відповідальна Організація та її контакт щодо конфіденційності визначені у власній інформації про конфіденційність Організації. Користувачам слід ознайомитися з цим повідомленням щодо законних підстав та інструкцій щодо зберігання, що застосовуються до обробки, контрольованої Організацією.

2. Структура ролей обробки даних

eDoer функціонує як багатоорендна навчальна платформа.

Залежно від діяльності обробки:

  • Навчальні дані обробляються від імені організацій (Ст. 28 GDPR).
  • Деякі технічні, безпекові, аналітичні, організаційні підписки, платіжні адміністративні та юридично необхідні дані послуг обробляються eDoer як незалежний контролер.

3. Обробка від імені організацій

Організації, які використовують eDoer, виступають незалежними контролерами даних для:

  • Реєстрації та зарахування учнів
  • Прогресу навчання та результатів оцінювання
  • Сертифікатів та оцінювання
  • Навчальної комунікації
  • Дискусій, прямих розмов, модерації та сповіщень про активність
  • Управління курсами та контентом
  • Конфігурації ШІ та навчальних матеріалів, включаючи файли бази знань організації та документи про учнів, де це увімкнено
  • Необов'язкової інтеграції джерел документів, ініційованої авторизованими користувачами, де це увімкнено
  • Розмов ШІ, підказок, згенерованих відповідей, цитат та переглядуваних дій
  • Планування, участь та відвідуваність сесій у реальному часі, де це увімкнено
  • Імпорт плейлистів YouTube та відео, ініційований авторизованими користувачами, де це увімкнено

eDoer обробляє ці дані виключно відповідно до документованих інструкцій за Угодами про обробку даних.

3.1. Категорії даних

  • Дані облікового запису (ім'я, електронна адреса, роль, організація)
  • Прогрес навчання та результати оцінювання
  • Надані відповіді та завантажені файли
  • Файли бази знань організації та відповідні навчальні матеріали, де це увімкнено
  • Документи про учнів, де це увімкнено
  • Необов'язкове підключення та дані імпорту з сторонніх джерел документів для авторизованих користувачів, де це увімкнено (наприклад, ім'я користувача Roxtra, зашифровані облікові дані, імпортовані файли)
  • Сертифікати (ім'я, оцінка, дата видачі)
  • Дані дискусій та обміну повідомленнями, включаючи сферу теми та дані учасників, повідомлення, відповіді, згадки, реакції, вкладення, статус прочитання, звіти, ідентифікатор звітувача, вибір спільного потоку, статус та дії модерації, та відповідні мітки часу
  • Дані взаємодії зі ШІ, включаючи ідентифікатори розмов та повідомлень, підказки, вкладення, згенеровані відповіді, цитати, запропоновані дії, відповідний контекст сторінки чи редактора, статус обробки, інформацію про помилки та метадані використання токенів
  • Дані сесій у реальному часі, включаючи ідентифікатори сесій, запланований час, ролі учасників, статус відвідуваності, посилання на кімнату та події життєвого циклу, де це увімкнено
  • Публічні URL-адреси або ідентифікатори джерел, запитана мова та отримані публічні метадані або вміст транскрипції для авторизованих імпортів YouTube, де це увімкнено

3.2. Правова підстава

Відповідна Організація визначає та документує законну підставу для такої обробки. Залежно від Організації та контексту, це може включати Статтю 6(1)(b), 6(1)(c), 6(1)(e) або 6(1)(f) GDPR, а у випадку залучення даних спеціальної категорії — відповідну умову Статті 9. Інформація про конфіденційність Організації визначає підставу, що застосовується до її користувачів.

3.3. Дані про здоров’я та навчання пацієнтів

Якщо Організація вмикає функції навчання пацієнтів, eDoer може обробляти дані про здоров’я у розумінні пункту 15 статті 4 та статті 9 GDPR. Це може включати надані медичні документи, інформацію про здоров’я у файлах або повідомленнях, а також пов’язані зі здоров’ям взаємодії зі ШІ та згенеровані відповіді. Зарахування, відповіді на анкети та навчальна діяльність також можуть становити дані про здоров’я, якщо вони розкривають інформацію про здоров’я особи, яку можна ідентифікувати.

Для такої обробки за вказівками Організації Організація виступає контролером і відповідає за визначення застосовної правової підстави за статтею 6 та умови за статтею 9(2) GDPR. eDoer обробляє дані як процесор відповідно до документованих інструкцій Організації та застосовної Угоди про обробку даних. Інформація про конфіденційність Організації пояснює цілі та правові підстави, що застосовуються до її Користувачів.

4. Обробка як незалежний контролер

eDoer обробляє певні дані як незалежний контролер для таких цілей:

4.1. Безпека та стабільність Платформи

  • Системні журнали
  • Звіти про помилки
  • Метадані доступу (IP-адреса, мітки часу)
  • Запобігання шахрайству

Правова підстава: Ст. 6(1)(f) GDPR – законний інтерес.
Законні інтереси полягають у захисті облікових записів та орендарів, виявленні зловживань та шахрайства, підтримці доступності, діагностуванні несправностей, захисті юридичних вимог та документуванні інцидентів безпеки. Метадані безпеки та доступу необхідні для безпечної роботи Платформи; відмова може запобігти доступу до облікового запису або використанню зачеплених функцій.

4.2. Поведінковий аналіз (на основі згоди)

Лише після надання відповідної необов'язкової згоди eDoer ініціалізує телеметрію браузера через налаштовану кінцеву точку збору eDoer. Залежно від обраної категорії, телеметрія може включати очищені шляхи маршруту, події перегляду сторінки та життєвого циклу перегляду, Core Web Vitals, псевдонімні ідентифікатори сеансу в пам'яті, не оброблені помилки та відхилення обіцянок, трасування fetch/XHR, вибрані попередження чи помилки консолі, дозволені дії інтерфейсу, контекст браузера та пристрою, мітки часу та — лише для моніторингу підключених користувачів за згодою — внутрішній ідентифікатор користувача. Цілі полягають у:

  • Покращенні функцій продукту
  • Аналізі зручності використання
  • Забезпеченні продуктивності та надійності

Правова підстава: Ст. 6(1)(a) GDPR – згода.

Користувачі можуть відкликати згоду в будь-який час.

Обробка аналітики:

  • Є необов'язковою

  • Не впливає на навчальну функціональність

  • Припиняється негайно після відкликання

  • Одержувачами є авторизований персонал продукту, операцій та безпеки eDoer, а також процесори інфраструктури, які керують налаштованими системами збору та журналювання. Телеметрія не використовується для реклами чи непов'язаного профілювання.

  • Журнали телеметрії зберігаються не більше 90 днів, якщо не застосовується коротший конфігураційний період, і потім видаляються або анонімізуються. Ідентифікатор сеансу в пам'яті закінчує термін дії через 30 хвилин бездіяльності та не зберігається в файлах cookie чи локальному сховищі.

4.3. Управління згодою

Журнали аудиту згоди включають ідентифікатор користувача або анонімний ідентифікатор, попередні та нові стани категорій згоди, джерело, схему згоди та версію політики, Організацію, мітку часу, користувацький агент та хешований IP-адрес. Вони обробляються відповідно до Ст. 6(1)(c) GDPR для демонстрації відповідності та Ст. 6(1)(f) GDPR для встановлення та захисту юридичних вимог, і зберігаються протягом 730 днів, якщо інше не вимагає активний судовий спір.

4.4. Маркетплейс та обробка платежів

Якщо Сервіси маркетплейсу увімкнено, Організація може запропонувати навчальний шлях для одноразової купівлі відповідними користувачами в цій Організації. Продаюча Організація подається як продавець та торговець за обліком. eDoer керує маркетплейсом, полегшує оформлення замовлення, отримує розкриту комісію платформи, звіряє статус транзакції та адмініструє повернення коштів, спірні випадки та доступ, отриманий від купівлі.
eDoer зберігає дані маркетплейсу, такі як ідентифікатори облікових записів покупців, знімки імен користувачів та електронних адрес, придбаний навчальний шлях та деталі пропозиції, ціна, валюта, комісія, чистий звіт продавця, ідентифікатори облікових записів постачальників та транзакцій, статус оформлення замовлення/платежу/повернення коштів/спіру/виконання, записи звірки, інформація про готовність облікового запису продавця та записи безпеки та аудиту.
Оформлення замовлення та поверхні онбордингу, розміщені Stripe, можуть збирати дані платіжної картки, виставлення рахунків, верифікації особи та банківського рахунку безпосередньо. eDoer навмисно не зберігає повні дані карток, дані банківських рахунків або документи верифікації продавця. Stripe може обробляти транзакційні, пристрої та ідентифікаційні дані відповідно до власної документації про конфіденційність та застосовних угод.
Правові підстави — виконання транзакції маркетплейсу та відповідних Умов користувача (Ст. 6(1)(b) GDPR), відповідність податковим, бухгалтерським та іншим юридичним зобов'язанням (Ст. 6(1)(c) GDPR), та законні інтереси у безпеці платформи, запобіганні шахрайству та втратам, точній звірці, обробці спірних випадків, забезпеченні послуг та юридичних вимогах (Ст. 6(1)(f) GDPR). Необхідні дані для оформлення замовлення та облікового запису мають бути надані для завершення купівлі; інакше не може бути надано оформлення замовлення або доступ, отриманий від купівлі. Дані можуть бути розкриті продаючій Організації, Stripe та її постачальникам послуг, учасникам платіжних систем, професійним радникам та компетентним органам за необхідності. Роль Stripe визначається окремо для кожного платежу, онбордингу, шахрайства, відповідності та послуги платформи відповідно до застосовних угод Stripe та інформації про конфіденційність.
Фінансові, транзакційні, повернення коштів, спірні випадки, звірки та аудиторські записи маркетплейсу зберігаються протягом періоду, необхідного відповідно до чинного податкового, бухгалтерського, платіжних послуг та обмеження законодавства. Після закінчення операційного використання прямі ідентифікатори повинні бути видалені або псевдонімізовані, де це дозволено законом та технічно.

4.5. Сповіщення платформи та транзакційні електронні листи

Платформа створює сповіщення в додатку, специфічні для отримувача, від дискусій, навчання, сертифікатів, сесій у реальному часі, системних, модераційних та подібних подіях послуг. Записи можуть включати отримувача та Організацію, тип та категорію події, вантаж та контекст, отримані від активності, посилання на призначення, а також мітки часу створення, оновлення, прочитання, перегляду та видалення.
Користувачі можуть налаштовувати необов'язкові категорії електронних сповіщень. eDoer також реєструє статус переваг та метадані доставки електронних листів, такі як планування, спроби, статус, причина пропуску, ідентифікатори повідомлень постачальника, ключі звірки та події, мітки часу та інформацію про помилки. Необхідні операційні, безпекові, платіжні, облікові записи або модераційні повідомлення можуть бути надіслані незалежно від необов'язкових переваг, якщо це необхідно.
Транзакційні та сповіщення електронні листи доставляються через Amazon Simple Email Service (Amazon SES), який експлуатується для німецького виробничого облікового запису Amazon Web Services EMEA SARL у регіоні Європа (Франкфурт). Залежно від електронного листа, Amazon SES отримує адреси відправника та отримувача, тему, текст та вміст HTML, вкладення, якщо застосовно, та метадані доставки. Згідно з умовами послуг AWS, SES може зберігати або сканувати електронні листи та їх вміст для запобігання спаму, фішингу, шкідливому програмному забезпеченню, зловживанням та збоям доставки.
Роль та правова підстава відповідають базовій події: навчальні сповіщення, спрямовані Організацією, обробляються за документованими інструкціями Організації; eDoer покладається на Ст. 6(1)(b), 6(1)(c) або 6(1)(f) GDPR як застосовне для свого облікового запису, безпеки, виставлення рахунків, обов'язкової послуги, запобігання шахрайству, обробки зловживань та комунікацій модерації. Законні інтереси полягають у надійній доставці, захисті облікового запису та послуг, запобіганні зловживанням, звірці та юридичних вимогах. Необов'язкові електронні сповіщення можуть бути вимкнені; необхідні операційні комунікації необхідні для адміністрування або захисту облікового запису та послуги.

4.6. Підписки Організацій та платежі Mollie

Для підписок Організацій, придбаних або адміністрованих через Mollie, eDoer обробляє покупця та контакт адміністратора Організації, клієнта Mollie, мандат, ідентифікатори платежу та підписки, суму та інтервал виставлення рахунків, статус транзакції та підписки, історію платежів, збої, період благодаті, призупинення, скасування та інформацію про оплату, а також записи операційної звірки.
Для публічної чи електронної реєстрації Організації eDoer також реєструє обраний пакет, ідентифікатори юридичних документів, мову та хеші вмісту, мітку часу прийняття, користувацький агент, хешований IP-адрес, статус оформлення замовлення та відповідну інформацію про ідемпотентність та виконання.
Правові підстави — виконання договору (Ст. 6(1)(b) GDPR), податкові, бухгалтерські та інші юридичні зобов'язання (Ст. 6(1)(c) GDPR), та законні інтереси у точній звірці платежів, безпеці послуг, запобіганні шахрайству та втратам, обробці спірних випадків, забезпеченні та юридичних вимогах (Ст. 6(1)(f) GDPR). Необхідні дані покупця, мандату та платежу мають бути надані для встановлення або адміністрування підписки Mollie; інакше не може бути надано повторне оформлення замовлення або продовжений оплачений доступ. Mollie визначає цілі та засоби для регульованих платіжних послуг, юридичної відповідності та власного контролю шахрайства як незалежний контролер. Будь-яка обробка, яку виконує Mollie виключно за документованими інструкціями eDoer, залишається регульованою застосовною договірною роллю, а не цим загальним описом контролера.

4.7. Аутентифікація облікового запису та юридичне прийняття

eDoer обробляє дані аутентифікації, безпеки облікового запису та юридичного прийняття, необхідні для встановлення та захисту доступу до Платформи. Залежно від методу реєстрації, це може включати електронну адресу або ім'я користувача, хеш пароля, ідентифікатори провайдера аутентифікації, Організацію, роль, події входу та верифікації, версію та хеш вмісту юридичного документа, мітку часу прийняття, користувацький агент та хешований IP-адрес.

Користувачі можуть увійти за допомогою облікових даних Платформи або, якщо запропоновано, входом Google. При виборі входу Google, Google отримує запит на аутентифікацію та обробляє дані облікового запису, пристрою, мережі та безпеки відповідно до власної інформації про конфіденційність Google. eDoer отримує атрибути ідентичності, випущені для входу, зазвичай включаючи ідентифікатор облікового запису Google, ім'я, електронну адресу та інформацію про профіль, авторизовану Користувачем.

Правові підстави — виконання відносин облікового запису та Платформи (Ст. 6(1)(b) GDPR), докази відповідності, де це вимагається законом (Ст. 6(1)(c) GDPR), та законні інтереси у безпечній аутентифікації, запобіганні шахрайству, ізоляції орендарів, відновленні облікового запису та юридичних вимогах (Ст. 6(1)(f) GDPR). Вхід Google є необов'язковим, якщо доступний інший метод аутентифікації.

5. Обробка на основі ШІ, голос та необов'язкові інтеграції джерел

Деякі функції можуть використовувати сервіси ШІ (наприклад, великі мовні моделі) для підтримки:

  • Навчальної допомоги
  • Генерації навчального контенту та метаданих
  • Пошуку та заземлення на основі файлів бази знань організації та, де це увімкнено, документів про учнів

Функції навчання пацієнтів допомагають знаходити, отримувати, перекладати, узагальнювати та розуміти навчальні матеріали й надані документи, зокрема завдяки поясненням медичної термінології та наявних вказівок медичних працівників. Їхнє цільове призначення — навчання та доступ до інформації. Вони не призначені для оцінювання здоров’я окремої особи, надання клінічних інтерпретацій або оцінок ризику, визначення терміновості надання допомоги, рекомендацій щодо змін лікування або медикаментозної терапії, а також для діагностики, профілактики, моніторингу, передбачення, встановлення прогнозу, лікування або полегшення захворювань. Узагальнення та пояснення не замінюють оригінальні документи або професійну медичну оцінку.

Коли функції ШІ увімкнено, дані, надіслані до сервісів ШІ, можуть включати:

  • Навчальний контент та метадані навчального шляху
  • Файли бази знань, призначені Організацією
  • Документи про учнів, завантажені користувачами, якщо увімкнено ШІ для учнів
  • Підказки та вкладення, надані користувачем
  • Відповідний контекст поточної сторінки чи редактора, наданий із запитом, як-от заголовки, описи, навчальні результати, вибрані модулі та незбережений вміст редактора
  • Призначений навчальний шлях та метадані джерела, видимі для учня, необхідні для ідентифікації дозволених джерел заземлення
  • Існуючі повідомлення розмови, необхідні для забезпечення зв'язності розмови
  • Аудіозаписи, надані для транскрипції, та завершений текст помічника, наданий для голосового відтворення
  • Інформацію про здоров’я, описану в Розділі 3.3, якщо Організація дозволила використання функцій навчання пацієнтів і ця інформація необхідна для запитаної навчальної функції

Коли ШІ обробляє навчальні дані, пов'язані з організацією:

  • eDoer виступає як процесор
  • Постачальники ШІ виступають як субпроцесори відповідно до договірних гарантій
  • Дані мінімізуються та псевдонімізуються, де це можливо
  • eDoer навмисно не додає непов'язані дані про успішність учнів або ідентифікатори облікового запису платформи як окремі поля вхідних даних ШІ, якщо така інформація не міститься в контенті, файлах, підказках чи вкладеннях, навмисно наданих для обробки ШІ.

Постачальники ШІ контрактно заборонені використовувати надані дані для незалежних цілей, де застосовуються корпоративні угоди.

Розмови ШІ та їх повідомлення зберігаються eDoer, щоб Користувач міг отримати доступ до історії розмови. Завершені відповіді ШІ можуть містити структуровані цитати та переглядувані дії. Дії, що можна виконати, не виводяться з звичайного тексту помічника: Користувач повинен вибрати явну дію та, якщо це можливо, зберегти отриманий вміст Платформи.

Документи про учнів є необов'язковим доказом для окремого повідомлення. Перемикач Використовувати мій профіль вимкнено за замовчуванням. Коли учень вмикає його для повідомлення, сервіс ШІ валідує автентифікованого учня та довільний каталог документів, перш ніж зробити авторизовані документи про профіль доступними для запиту ШІ. Коли він вимкнено, ці документи виключаються з підготовки та генерації.

Аудіозаписи обробляються лише для повернення редагованої транскрипції. Вони не зберігаються як вкладення чату та не індексуються. Голосове відтворення генерується з вже завершеного повідомлення помічника, ідентифікується в інтерфейсі як голос, згенерований ШІ, та кешується лише для поточної сесії браузера.

Тимчасово згенеровані зображення зберігаються сервісом ШІ лише протягом періоду, зазначеного у Розділі 8. Якщо авторизований Користувач приймає згенероване зображення, eDoer зберігає отримане зображення як файл бібліотеки Організації відповідно до інструкцій Організації; залежно від обраного місця розташування бібліотеки та використання, цей прийнятий файл може бути публічно доступним.

Функції з підтримкою ШІ не приймають рішень, ґрунтуючись виключно на автоматизованій обробці, що створює юридичні або подібні значні наслідки. Результати можуть бути неповними, неточними або непридатними та є пропозиціями, які вимагають перегляду авторизованим Користувачем або Організацією. Взаємодія зі ШІ ідентифікується як така в Платформі. Якщо використано або опубліковано контент, згенерований або змінений ШІ, eDoer та відповідальний Користувач або Організація повинні зберегти та надати розкриття походження ШІ або метадані, якщо це вимагається чинним законодавством.

Якщо інтеграції джерел документів, схвалені як Roxtra, увімкнені адміністрацією рівня платформи та організацією, eDoer може обробляти облікові дані інтеграції користувача для аутентифікації з стороннім сервісом, пошуку документів та імпорту вибраних користувачем файлів до eDoer. Імпортовані файли після цього обробляються як інші файли платформи відповідно до інструкцій Організації.

Для певних увімкнених імпортів плейлистів YouTube, метаданих відео або транскрипцій eDoer може використовувати Web Scraping API Decodo на вимогу. Запит обмежений відповідним публічним URL-адресою або ідентифікатором джерела, запитаною мовою або параметрами отримання та публічною відповіддю, необхідною для імпорту. eDoer навмисно не надсилає ідентифікатор облікового запису імпортувального Користувача до Decodo. Decodo не використовується для загального чату ШІ.

Коли авторизовані Користувачі додають посилання або вбудовані медіа, наданий посилання провайдер може отримати IP-адресу Користувача, інформацію про пристрій та браузер, інформацію про реферера, запитуваний URL та дані взаємодії, коли зовнішній ресурс завантажується або відкривається. Це стосується зокрема контенту YouTube, наданого Google. Зовнішній провайдер обробляє ці дані відповідно до власної інформації про конфіденційність та налаштувань.

5.1. Діти

Організації визначають, чи можуть брати участь неповнолітні та повинні надавати відповідну законну підставу, інформацію, відповідну віку, дозволи та запобіжні заходи для обробки, контрольованої Організацією. Якщо eDoer покладається на згоду для послуги інформаційного суспільства, запропонованої безпосередньо дитині, eDoer застосовує Ст. 8 GDPR та відповідний національний віковий поріг. У Німеччині згода дитини віком до 16 років зазвичай вимагає дозволу від законних опікунів.

Необов'язковий аналіз та моніторинг залишаються вимкненими для відомої дитини, якщо не отримано дійсну згоду чи дозвіл. Інформація, спрямована спеціально дітям, надається чіткою, відповідною віку мовою. Організації не повинні вмикати непотрібне профілювання, обробку чутливих даних або необмежені функції комунікації для неповнолітніх.

6. Адміністративний доступ

У обмежених випадках авторизований персонал eDoer може отримати доступ до даних організації для:

  • Технічного усунення несправностей
  • Розслідувань безпеки
  • Запитів на підтримку

Такий доступ:

  • Обмежено авторизованим персоналом
  • Зберігається в журналах
  • Обмежений за тривалістю
  • Вимагає документованої мети
  • Підлягає зобов'язанням про конфіденційність

7. Одержувачі, постачальники послуг та міжнародні передачі даних

Персональні дані можуть бути розкриті, суворо за необхідності для відповідної функції, авторизованому персоналу eDoer та відповідальній Організації; іншим авторизованим Користувачам, які беруть участь у робочому процесі навчання, комунікації, маркетплейсу або сесії в реальному часі; професійним радникам та компетентним органам, якщо це вимагається законом; та наступним постачальникам послуг або зовнішнім одержувачам:

  • Hetzner Online GmbH / Hetzner Finland Oy: Область застосування ЄС, база даних, об'єктне сховище та інфраструктура ШІ/RAG, що використовуються для Послуг.
  • Cloudflare, Inc.: зворотний проксі, доставка контенту, завершення TLS, DNS, фільтрація трафіку та захист від DDoS.
  • Amazon Web Services EMEA SARL: транзакційні та сповіщення електронні листи через Amazon SES в регіоні Європа (Франкфурт).
  • OpenAI Ireland Ltd.: увімкнена генерація тексту та зображень ШІ, транскрипція, голосове відтворення та функції пошуку або пошуку нативні для провайдера.
  • Google Ireland Ltd. / Google LLC: увімкнені функції ШІ Gemini, вхід Google та контент, розміщений або отриманий від YouTube. Роль та дані залежать від обраної функції.
  • Decodo (UAB “Data troops”): запит на вимогу певних публічних метаданих YouTube або транскрипцій, якщо увімкнено функцію імпорту.
  • Whereby AS: розміщені кімнати відео та відповідна обробка життєвого циклу сесій у реальному часі, якщо увімкнено сесії в реальному часі.
  • Сутності Stripe: Онбординг продавців маркетплейсу, розміщене оформлення замовлення, платежі, повернення коштів, спірні випадки, запобігання шахрайству та відповідність, якщо увімкнено Сервіси маркетплейсу.
  • Mollie B.V.: Оформлення підписки Організації, мандати, повторні платежі, статус платежу та регульовані платіжні послуги, якщо використовується білінг Mollie.

Зовнішні джерела документів, вибрані Організацією чи Користувачем, такі як Roxtra, отримують запити на аутентифікацію та пошук за вказівкою цього Користувача. Таке джерело не є субпроцесором, призначеним eDoer лише тому, що Платформа дозволяє з'єднання з ним. Імпортовані копії після цього обробляються в межах eDoer відповідно до розподілу ролей, описаного вище.

eDoer веде реєстр передач, специфічний для провайдера та діяльності. Основна обробка Amazon SES налаштована для регіону Європа (Франкфурт) через Amazon Web Services EMEA SARL і сама по собі не є передачею до третьої країни. OpenAI, Google Cloud, Cloudflare, Stripe, Mollie, AWS або їхні субпроцесори можуть включати доступ або передачі до третіх країн залежно від укладеної угоди, послуги, моделі підтримки та поточного ланцюга обробки. Перед покладанням на передачу, eDoer перевіряє точного отримувача та застосовує рішення про адекватність, участь у відповідній Рамковій угоді ЄС-США, застосовні Стандартні договірні положення 2021 року або інший законний механізм Глави V, разом із додатковими заходами, якщо це необхідно. Інформація про застосовні гарантії або копія може бути запитана за контактною інформацією вище.

  • Стандартні договірні положення застосовуються, де це необхідно для подальшої передачі до третьої країни.
  • Рамкова угода ЄС-США може бути використана, де вона доступна та юридично застосовна.

8. Зберігання даних

eDoer застосовує наступний стандартний графік зберігання, якщо відповідальна Організація не надає законну документовану інструкцію, що вимагає більш раннього видалення, або чинне законодавство не вимагає тривалого зберігання:

  • Навчальні та організаційні дані: зберігаються доки відповідний обліковий запис, Організація або Договір про послуги залишаються активними та відповідно до інструкцій Організації. Вони видаляються після видалення відповідного облікового запису чи Організації або закінчення Договору про послуги, з урахуванням законодавчих винятків та життєвого циклу резервного копіювання нижче.
  • Розмови, повідомлення та вкладення ШІ: зберігаються доки Користувач не видалить розмову або відповідний обліковий запис Користувача чи Організація не буде видалена. М'яко видалена розмова та пов'язані з нею повідомлення, завдання генерації та записи використання постійно видаляються за розкладеним очищенням після періоду відновлення до 30 днів. Файли, завантажені спеціально для розмови зі ШІ, які не використовуються в інших розмовах або функціях Платформи, стають недоступними та передаються на видалення з постійного сховища й індексу пошуку одразу після видалення цієї розмови; тому їх неможливо відновити разом із м'яко видаленою розмовою. Наявні файли бібліотеки, вибрані для розмови, зберігають свій звичайний життєвий цикл.
  • Завершені завдання генерації ШІ та записи використання токенів за виклик: зберігаються протягом 90 днів. Ці операційні записи відокремлені від видимого вмісту розмови.
  • Тимчасовий вивід згенерованого зображення: закінчує термін дії через 1 годину та видаляється з його тимчасового запису завдання за розкладеним очищенням. Прийняте зображення стає файлом бібліотеки Організації та підпорядковується інструкціям щодо зберігання для цього файлу.
  • Виведені індекси ШІ та необхідні відображення джерел: зберігаються доки базове джерело залишається доступним. Видалення джерела ініціює видалення з системи пошуку; невдале або відстрочене видалення виправляє, щоб видалення було завершено протягом 30 днів. Метадані завершеного завдання видалення зберігаються протягом 90 днів.
  • Журнали файлів сервісу ШІ: ротовані файли зберігаються не більше 14 днів та можуть бути видалені раніше через ротацію на основі розміру.
  • Журнали телеметрії браузера, безпеки, доступу, помилок та згоди: зберігаються не більше 90 днів, якщо не застосовується коротший операційний період. Ідентифікатор сеансу телеметрії браузера в пам'яті закінчує термін дії через 30 хвилин бездіяльності.
  • Токени верифікації: прострочені токени видаляються через 30 днів після закінчення терміну дії.
  • Сповіщення: прочитані або переглянуті сповіщення зберігаються протягом 90 днів; не прочитані та не переглянуті сповіщення зберігаються протягом 180 днів. Записи про доставку електронних листів, відправлені, пропущені або невдалі, зберігаються протягом 180 днів; очікувані або нетермінальні записи залишаються, доки триває доставка або звірка.
  • Журнали аудиту згоди та мінімальний завершений реєстр аудиту видалення Користувача: зберігаються протягом 730 днів для демонстрації відповідності та обробки юридичних вимог. Прострочені одноразові виклики видалення видаляються наступним розкладним очищенням.
  • Необов'язкові облікові дані інтеграції: зберігаються лише доки інтеграція залишається підключеною або як необхідно для безпеки та усунення несправностей. Вони видаляються або перезаписуються після відключення чи заміни, з урахуванням життєвого циклу резервного копіювання.
  • Дискусійні, модераційні та звичайні навчальні повідомлення: зберігаються відповідно до інструкцій Організації та життєвого циклу облікового запису. Обмежений або м'яко видалений контент та закриті записи модерації зберігаються лише в міру необхідності для модерації, безпеки, юридичних зобов'язань або юридичних вимог, після чого видаляються або анонімізуються.
  • Записи про підписку Організації, маркетплейс та платежі: зберігаються протягом відповідних контрактних, податкових, бухгалтерських, платіжних послуг, обмеження, запобігання шахрайству та юридичних вимог періодів. Ідентифікатори видаляються або псевдонімізуються, де це законно та технічно можливо після закінчення цих цілей.
  • Зашифровані резервні копії бази даних: створюються щодня та зберігаються протягом 7 днів на ротаційній основі. Дані, видалені з активних систем, можуть залишатися в ізольованому резервному копіюванні до закінчення терміну дії цього резервного копіювання. Якщо відновлюється резервна копія, застосовні записи про видалення повторно застосовуються перед відновлення звичайної обробки.
  • Записи з боку провайдера: зберігання незалежним одержувачем, включаючи Stripe, Mollie, Google або вибране Користувачем зовнішнє джерело, регулюється власними юридичними зобов'язаннями та інформацією про конфіденційність цього одержувача. Зберігання субпроцесора регулюється застосовними умовами обробки даних; eDoer не встановлює фіксованого періоду з боку провайдера, якщо він не встановлений у договорі.

Процес резервного копіювання бази даних виконується один раз на день та щоразу, коли починає роботу працівник з конфіденційності. Очищення сервісу ШІ виконується через короткі проміжки часу для забезпечення закінчення терміну дії тимчасових зображень та записів ШІ. Валідні запити на видалення не чекають звичайного графіка, якщо потрібне більш раннє видалення та технічно можливо. Документована юридична утримувальна дія або законодавче зобов'язання може призупинити видалення лише для зачеплених даних та необхідного періоду; доступ залишається обмеженим протягом цього часу.

8.1. Джерела даних та чи необхідне їх надання

Персональні дані отримуються від Користувачів, авторизованих представників Організації, взаємодії Користувача з Платформою, підключених сервісів, вибраних авторизованими Користувачами, платіжних та електронних провайдерів, а також системно згенерованих записів безпеки, доставки, згоди та аудиту. Якщо eDoer отримує контактні або облікові дані від Організації, ця Організація є джерелом.

Поля, позначені як обов'язкові при реєстрації, запрошенні, оформленні замовлення, перевірці безпеки або виставленні рахунків, необхідні для відповідного облікового запису, договору, юридичного зобов'язання або послуги. Якщо обов'язкові дані не надано, відповідна реєстрація, доступ, купівля, підписка або захищена функція може бути недоступною. Необов'язкова інформація про профіль, аналітика, моніторинг та категорії електронних сповіщень можуть бути відхилені без втрати основного навчального функціоналу, за винятком випадків, коли комунікація є операційно або юридично необхідною.

9. Права суб'єкта даних

З урахуванням умов та винятків GDPR, Користувачі можуть реалізувати наступні права:

  • Доступ (Ст. 15)
  • Виправлення (Ст. 16)
  • Видалення (Ст. 17)
  • Обмеження (Ст. 18)
  • Портативність (Ст. 20)
  • Вписування протесту (Ст. 21)
  • Відкликання згоди (Ст. 7)
  • Не підлягати рішенню, що ґрунтується виключно на автоматизованій обробці, яка створює юридичні або подібні значні наслідки (Ст. 22). eDoer наразі не здійснює такого прийняття рішень в обробці, описаній цією Політикою.
  • Де обробка базується на Ст. 6(1)(f) GDPR, Користувачі можуть заперечувати на підставах, пов'язаних з їхньою конкретною ситуацією. eDoer припинить таку обробку, якщо непереборні законні підстави не переважують інтереси, права та свободи Користувача або обробка не залишається необхідною для юридичних вимог. Заперечення проти прямого маркетингу, якщо застосовно, поважаються без зважування.

Щодо навчальних, дискусійних та сповіщень, спрямованих Організацією, запити загалом слід направляти відповідній Організації. Для аналітики, підписки Організації, адміністрування платежів, безпеки або іншої обробки рівня платформи, за яку eDoer є контролером, запити можуть бути направлені до eDoer. Mollie обробляє запити, що стосуються його незалежної обробки платіжних послуг, відповідно до власної інформації про конфіденційність.

Запити можуть бути подані за контактом у Розділі 1. eDoer може вимагати інформацію, розумно необхідну для верифікації особи. На запити відповідають без необґрунтованої затримки та зазвичай протягом одного місяця; цей період може бути продовжений до двох додаткових місяців, якщо це дозволено Ст. 12 GDPR, з повідомленням про причини затримки.

10. Заходи безпеки

eDoer впроваджує відповідні технічні та організаційні заходи, включаючи:

  • Зашифрована передача (TLS)
  • Хешування паролів
  • Зашифроване зберігання облікових даних інтеграції сторонніх осіб
  • Контроль доступу на основі ролей
  • Ізоляція даних рівня Організації
  • Журналізований адміністративний доступ
  • Процедури реагування на інциденти
  • Розклад контролі видалення та зберігання
  • Зашифровані щоденні резервні копії з ротаційним життєвим циклом 7 днів та відтворення видалення перед поверненням даних до служби

11. Скарги

Користувачі можуть подати скаргу до наглядового органу, особливо у державі постійного проживання, місці роботи або місці заявленого порушення. Наглядовий орган, відповідальний за установу eDoer, — Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Germany; email: poststelle@lfd.niedersachsen.de; телефон: +49 511 120-4500.

12. Оновлення цієї Політики

Ця Політика конфіденційності може бути оновлена для відображення юридичних, регуляторних, договірних чи технічних змін. Поточна дата набуття чинності зазначена вище. Якщо це вимагається законом або якщо зміна суттєво впливає на Користувачів, eDoer або відповідальна Організація надасть відповідне повідомлення до набуття чинності зміни.